労働関係の書類の保管期間ご存じですか

みなさまこんにちは

　

福働会の平安座です

　

最近、こんな問合せがありました

　

従業員の健康診断書は何年保管したら良いですか？

　

5年間

　

の保存義務があります

　

〈労働基準法109条〉

　

起算日については、

　

◎労働者名簿

◎雇い入れ、解雇に関する記録

（雇用契約書、労働条件通知書など）　… 労働者の死亡、退職又は解雇の日

◎賃金台帳　…最後の記入をした日

◎賃金関するその他の重要な書類

（出勤簿、タイムカード、労使協定届など）　…完結した日

◎災害補償　→災害補償が終わった日

◎一般健康診断　→作成日（実施日）

　

保管期間の起算日で考えると15年間勤めている労働者が辞めた場合、

　

例として

　

15年間➕5年間（保存期間）🟰20年間分

　

保管しなければいけないと考えると他の労働者情報も管理するとなると大変な量になります。

　

人数も多いところなら尚更だと思います。

　

紙で保管してる場合、通常の業務資料の上、労働者に関わる資料も大量になります。

　

紙から電子データの保管に変えても良いのではと思います

　

電子媒体で保管する場合は、２つのポイントを押さえましょう

　

①画像情報の安全性が確保されていること

　

②画像情報を正確に記録し、かつ、長期間にわたって復元できること

　

　書類管理は、ほんとに大変だと私たちもつくづく感じます。

　

　日々の業務に追われて資料ファイルリングするだけで意外と時間かかったり、この資料は大事そうだから取って

　

おこうとかしたりしていると、どんどん資料に埋もれてくることもあって、気がつけば知らずに使わずにそのまま

　

になってたという事も多々あります。

　

新しい資料もどんどん入ると、どこから手をつければいいのかと悩みます。

　

私の場合は、できるだけ今すぐ片付けを心がけて、見やすい表紙にすることなど時間をかけるのではなく、少しだ

　

け手をかけることにしてます。

　

保管期間もそれぞれの資料ごとに期間を入れる、または年度は必ず入れ、廃棄時期にはそれを移動することを定期

的に見直しすること。

　

そう考えると資料管理って単純なようでとても意外と大変で時間かかります。

　

過去を振り返るときに、どこにあるのかいつでも誰でも探しにいけるということ意識して取り組んでいくのが必要

　

だと感じます。

　

　この機会に、定期的に書類の保管の見直ししてはいかがでしょうか☺️

　

　

　今日も最後までお読みいただきありがとうございます。

　

　

　皆さんにとって、素敵な一日になりますように！！

　

　

⭐️二十歳の成人式⭐️

　

晴れ姿、みんな可愛い&美人さん❤️になって素敵なレディに。大人に成長して感慨深いです♪